Oficina virtual, ¿alternativa para tu Pyme?

Oficina virtual, ¿alternativa para tu Pyme?

Group of business people working with digital tablet in office

Tras la crisis de 2008, las empresas buscaron alternativas para trasladar  empleados a espacios con mejores niveles de productividad y costo. Descubre qué tipo de oficina necesita tu negocio.

Para cualquier negocio, el espacio de trabajo es un elemento clave desde que se rompe el cascarón hasta su consolidación. El lugar de trabajo puede marcar la diferencia en el despegue de la compañía o incluso durante una reestructuración.

La crisis económica de 2008 cambió la forma en que las empresas entendían los servicios inmobiliarios y de alquiler de  inmuebles, que el Inegi calcula en 1,869 millones de pesos, 11.7% del Producto Interno Bruto nominal (PIB) del cuarto trimestre de 2013.

“Hubo muchas empresas que recortaron personal. El espacio que tenían les quedó muy grande y era una tontería seguir pagando 400 metros cuadrados para cinco empleados”, dijo la directora de Regus México, Cati Cerda, en entrevista con Forbes México.

Por ello la renta de oficinas, tanto físicas como virtuales, se convirtieron en  alternativas para pequeñas y medianas empresas (Pymes) y empresas con necesidades de reestructuración que,  ante un panorama de incertidumbre, no podían firmar un contrato de cinco años con alguna operadora inmobiliaria.

 

¿Virtual o física?

Cati Cerda no visualiza un enfrentamiento entre la oficina tradicional y la virtual, sino un entendimiento de las necesidades de cada empresa para saber cuál es su mejor opción.

Las oficinas virtuales han ganado terreno. Estimaciones de IZA Bussines Center calculan un crecimiento de 20% en el segmento en 2013.

Según la directiva de Regus, con el espacio virtual el trabajo pueden desarrollarlo desde casa o en un lugar no tan corporativo y seguir con ese modelo durante el tiempo que el cliente requiera, además de contar con el respaldo de imagen corporativa y una dirección fiscal a la que puedan llegar sus documentos.

“Es un producto sencillo, muy básico, que cuesta entre 1,200 y 3,500 pesos”, menciona Cerda.

Se trata de una solución en la que el profesional puede trabajar desde casa, pero cuenta con un respaldo que consiste en una línea telefónica contestada por una operadora (recepcionista), también implica un domicilio corporativo para recibir correspondencia y salas de juntas para atender clientes y realizar presentaciones.

Mientras que “en la oficina física ya estás en un centro de negocios, un espacio asignado durante los días que necesites, en un formato 24/7”.

La titular de Regus México,  que en 2014 cumplió 15 años de operaciones en el país, ha visto una ligera preferencia de oficinas tradicionales por parte de despachos.

“Hay un acercamiento de personas físicas con actividad empresarial como consultores o abogados.”

Las empresas de tecnologías de la información (TI) como IBM, HP y Google están más  dispuestas a explorar nuevas formas de trabajo en renta de oficinas físicas, pero con flexibilidad para sus empleados.

Como ejemplo recordó el caso de Google, que ante la remodelación de un monumento cerca de su estación de trabajo, trasladó  a su equipo  a otro centro de negocios de Regus para no afectar su productividad.

 

¿Cuándo buscar oficinas propias?

Al llegar a un crecimiento superior a 12 o 15 personas, dice Cati,  es el momento de buscar el espacio convencional.

Eso no quiere decir que las empresas no lleguen a más de 15 empleados antes de buscar una oficina convencional, pues existen clientes con más de 50 unidades de trabajo.

“No sólo son para Pymes. Puede ser una empresa transnacional muy importante, pero que por alguna circunstancia debe tener presencia en Puebla, y con ellas tiene una dirección, un número local y hasta un domicilio fiscal.”

Otro factor clave en la elección en la renta de oficinas es el corto y largo plazo.

“Depende de la decisión financiera que quiera el corporativo correr. Puede ser una empresa que esté abriendo mercado y tenga una operación que requiera 50 personas, pero todavía no tienen la certeza si se van a quedar por mucho tiempo.”

 

3 claves que tu Pyme debe saber 

 Con un historial de clientes como Google, Twitter, PayBack  y Facebook, en su momento startups que buscaron presencia en diferentes mercados,  la directiva de Regus ha aprendido algunas lecciones que compartió con Forbes México para que tu negocio opere con éxito.

 

  • ‘Terceriza’.  Este concepto se refiere a delegar a una empresa las actividades administrativas de tu Pyme. Así, los costos por servicios como abogados o contadores se reducirán significativamente.
  • Imagen. No subestimes el poder de la imagen corporativa para tu Pyme. Hay compañías pequeñas que dicen: “no lo necesito”, pero por pequeña que sea, la imagen habla de responsabilidad, compromiso e interés.
  • Flexibilidad.  Opciones laborales. Las horas en la oficina no significan productividad. Se recomienda encontrar la forma de ofrecer trabajos flexibles para que los empleados tengan mejor calidad de vida y, por ende, sean más productivos.

Fuente: http://www.forbes.com.mx/

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